Gestion des stocks hôpital : les méthodes et les outils

Dans cet article, vous allez découvrir :

Qu’est-ce que la gestion des stocks dans un hôpital ?
Comment fonctionne la gestion des stocks hôpital ?
Quels sont les principaux outils de gestion de stock ?
Le logiciel STOCK pour la gestion des approvisionnements

La gestion des stocks hôpital est un enjeu critique. Elle permet de garantir la disponibilité des produits nécessaires aux soins des patients. Une gestion efficace des stocks assure que chaque service médical dispose des fournitures et équipements requis au bon moment, sans rupture de stock. Cependant, elle permet aussi de minimiser les excédents qui entraînent des coûts de stockage inutiles. Dans cet article, nous allons explorer les meilleures méthodes et outils pour optimiser la gestion des stocks dans un établissement hospitalier.

Qu’est-ce que la gestion des stocks dans un hôpital ?

La gestion des stocks hospitaliers englobe l'organisation et le suivi des fournitures et des équipements médicaux. Cela inclut des produits aussi divers que les médicaments, les dispositifs médicaux, le matériel de protection, ou encore les fournitures générales. L'objectif principal est d'éviter les ruptures de stock tout en assurant que les articles ne soient pas en excès. En d’autres termes, une gestion rigoureuse permet d'assurer que tout le matériel nécessaire soit disponible quand il le faut, sans pour autant surcharger les espaces de stockage.

Les hôpitaux sont confrontés à des défis uniques en matière de gestion de stock. La demande peut fluctuer en fonction des crises sanitaires, des périodes de forte activité comme l'hiver, ou encore des besoins spécifiques des patients. C’est pourquoi une gestion des stocks bien structurée est essentielle pour maintenir un équilibre entre la disponibilité des produits et l’optimisation des ressources.

Comment fonctionne la gestion des stocks hôpital ?

La centralisation

Dans un modèle de gestion centralisée, tous les stocks sont entreposés dans un dépôt central. De là, ils sont distribués aux différents services en fonction de leurs besoins spécifiques. Ce modèle permet de mieux maîtriser les niveaux de stock globaux et de limiter les redondances entre services. La centralisation facilite également la gestion des commandes, des réapprovisionnements et des inventaires.

La décentralisation

Dans un modèle décentralisé, chaque service hospitalier gère son propre stock. Cela permet une plus grande autonomie pour les équipes, mais cela peut rendre la gestion plus complexe à l'échelle de l'hôpital. Les services doivent surveiller leurs propres stocks, passer des commandes et s'assurer de ne pas tomber en rupture. Cela peut augmenter le risque de sur-stockage dans certains services et de pénurie dans d'autres.

Le suivi des entrées et sorties

Le suivi rigoureux des entrées et sorties de stock est indispensable dans un environnement hospitalier. Cela permet d'identifier les produits consommés, d'ajuster les niveaux de stock en fonction des besoins réels, et de limiter les pertes dues à la péremption des produits. Ce suivi permet également de mieux prévoir les futurs besoins en approvisionnement.

Les seuils de réapprovisionnement

Pour éviter les ruptures de stock, il est nécessaire de fixer des seuils de réapprovisionnement. Ces seuils déclenchent des commandes automatiques dès que le stock descend en dessous d’un certain niveau. Ils garantissent que les produits essentiels soient toujours disponibles, sans nécessiter une surveillance quotidienne des niveaux de stock.

Quels sont les principaux outils de gestion de stock ?

La méthode FIFO

La méthode FIFO (First In, First Out) est largement utilisée dans les hôpitaux. Cette méthode consiste à utiliser en priorité les produits les plus anciens pour éviter qu'ils ne dépassent leur date de péremption. Cela est particulièrement important pour les médicaments et les dispositifs médicaux, où la date de validité est un facteur clé.

L’analyse ABC et Just-In-Time

L'analyse ABC permet de classer les articles en trois catégories selon leur valeur et leur fréquence d'utilisation. Cette classification aide à mieux gérer les ressources et à concentrer les efforts sur les produits les plus critiques. Le modèle Just-In-Time, quant à lui, vise à minimiser les niveaux de stock en ne commandant les produits qu'au moment où ils sont nécessaires. Cela permet de réduire les coûts de stockage et d'optimiser les ressources financières.

Le calcul du Prix Unitaire Moyen Pondéré

Le calcul du Prix Unitaire Moyen Pondéré (PUMP) est essentiel pour déterminer le coût moyen d'un produit en stock. Ce calcul tient compte des différentes commandes effectuées à des prix variables. Le PUMP aide les responsables de stock à gérer le budget tout en optimisant les approvisionnements.

Le logiciel STOCK pour la gestion des approvisionnements

Pourquoi un logiciel ?

Le logiciel STOCK est une solution intelligente conçue pour optimiser la gestion des approvisionnements en milieu hospitalier. Il permet d’analyser les données historiques pour prévoir les besoins en stock à court et long terme. Grâce à des algorithmes d’intelligence artificielle puissants, STOCK peut ajuster automatiquement les réapprovisionnements en fonction des fluctuations de la demande. Cela permet de minimiser les risques de rupture de stock tout en évitant le sur-stockage, qui peut être coûteux.

Les fonctionnalités de STOCK

STOCK propose une multitude de fonctionnalités avancées. Il permet la classification des articles en fonction de leur usage et des contraintes spécifiques à chaque produit. Le logiciel prend en charge le calcul automatique des paramètres de réapprovisionnement, tels que le stock de sécurité, le point de commande et les quantités économiques. Cela facilite la gestion quotidienne des stocks tout en assurant que les commandes sont optimisées pour réduire les coûts et éviter les ruptures.

Le logiciel STOCK est également capable d'anticiper les périodes de forte demande, en tenant compte des facteurs saisonniers ou des événements particuliers, comme une crise sanitaire. Cela permet d'ajuster les stocks de manière proactive.

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L’export et le suivi

STOCK permet d’exporter des rapports détaillés sur l’état des stocks, les niveaux de réapprovisionnement et les indicateurs financiers. Ces rapports peuvent être utilisés pour ajuster les stratégies d'approvisionnement et optimiser les performances des services hospitaliers.

De plus, STOCK intègre une fonction de calcul du besoin net, qui génère automatiquement les éléments nécessaires pour déclencher les commandes. Cela simplifie grandement le processus de réapprovisionnement.

Retour sur investissement

STOCK permet un retour sur investissement rapide pour les hôpitaux. Grâce à son optimisation des approvisionnements, il garantit un taux de service jusqu’à à 98 %, tout en réduisant les coûts de stockage jusqu’à 30%, voire 40 %. Les équipes gagnent en efficacité, avec un gain de temps significatif dans la gestion quotidienne des stocks. Cela permet aux professionnels de santé de se concentrer davantage sur leur mission première : prendre soin des patients.

Vous savez désormais tout sur la gestion des stocks hôpital

La gestion des stocks est un aspect crucial dans les hôpitaux pour assurer un service de qualité tout en maîtrisant les coûts. Que ce soit à travers la centralisation, l’utilisation du FIFO, ou des outils comme le logiciel STOCK, il existe de nombreuses solutions pour optimiser cette gestion. En adoptant ces méthodes et outils, les hôpitaux peuvent mieux prévoir leurs besoins, éviter les ruptures de stock et réduire leurs coûts de stockage.

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