Un bon planning, c’est celui qui permet à chacun de faire son travail sereinement, et c’est loin d’être une formalité ! Répartir les week-ends, gérer les souhaits et les absences, tout en gardant une équipe motivée… Voilà un exercice délicat, vécu par de nombreux cadres de santé au quotidien.
Dans cet article, vous découvrirez :
- Les principales causes de déséquilibre
- Les leviers pour structurer des plannings plus justes
- Comment un outil dédié peut simplifier l’organisation
Déséquilibres de la charge : comprendre les causes pour mieux agir
Pénurie de personnel et absentéisme
Selon l’OMS, un déficit de près de 6 millions d’infirmiers est constaté à échelle mondiale.
La France n’échappe pas à cette tendance, avec un manque persistant de professionnels de santé. Les raisons sont diverses : conditions de travail difficiles, salaires peu valorisés ou reconnaissance insuffisante.
Le rapport FHF observe que le taux d’absentéisme hospitalier est redescendu en 2024 à environ 9,2 %, après des pics autour de 11 % en 2022. Chaque absence entraîne néanmoins une redistribution de la charge sur les collègues présents, ce qui alourdit mécaniquement l’organisation quotidienne.
Conséquence directe : plus de 75 % des soignants jugent leur charge de travail excessive (contre 51 % de l’ensemble des actifs) selon l’Observatoire MNH 2024.
Des tâches administratives pléthoriques qui désorganisent le quotidien
Une grande partie du travail des soignants est consacrée à l’administratif. Pour 55 % d’entre eux, cette charge est même la première cause de fatigue (Posos - 2023). Et ces tâches empiètent sur le temps consacré à la prise en charge effective des patients.
Lorsque les équipes soignantes consacrent de nombreuses heures à remplir des dossiers, l’équilibre général du service s’en trouve perturbé.
Des contraintes à prendre en compte
Les cadres de santé doivent aujourd’hui composer avec des exigences réglementaires et organisationnelles de plus en plus denses. La loi Jomier, adoptée en début d’année 2025, prévoit par exemple d’instaurer des ratios minimaux de soignants par lit ouvert ou nombre de passages pour les activités ambulatoires.
Au quotidien, la planification doit aussi respecter les temps de travail légaux, les repos obligatoires, gérer les rotations 24/7, prendre en compte les souhaits du personnel, tout en respectant les compétences requises pour chaque poste. Chaque planning doit donc assurer la présence effective des équipes, mais aussi anticiper les besoins pour améliorer l’organisation et assurer la continuité des soins.
Maîtriser la charge de travail grâce à une planification structurée
Évaluer la charge à couvrir
La première condition pour équilibrer la charge de travail, c’est de bien définir les besoins du service. Combien de soignants faut-il mobiliser sur une période donnée ? Quelles compétences sont requises ? Pour assurer quels types d’actes ou de soins ?
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Un planning efficace doit affecter les bonnes personnes, au bon endroit, au bon moment, en tenant compte de leurs qualifications et de leur disponibilité. Cela suppose de croiser plusieurs critères : charge d’activité prévisionnelle, profils présents, contraintes individuelles et horaires. Dans les faits, cet exercice devient vite difficile, surtout s’il est réalisé manuellement. Et des déséquilibres s’installent, ce qui peut entraîner des surcharges, un sentiment d’injustice, voire des tensions.
Un planning bien structuré en amont permet au contraire d’ajuster les ressources aux besoins réels, et de soutenir durablement l’activité sans épuiser les équipes.
Veiller à l’équité dans l’effort
Un planning équilibré, ce n’est pas seulement une question d’heures. C’est aussi une question de rythme, d’alternance et de répartition des contraintes. Nuits, week-ends, jours fériés, soins urgents : certaines plages sont plus éprouvantes que d’autres.
Il faut veiller à lisser ces efforts sur l’ensemble de l’équipe, en s’adaptant aux contrats, disponibilités et spécificités individuelles. Cela suppose un regard attentif sur les rotations, les astreintes et les missions affectées. Trouver cet équilibre renforce la cohésion d’équipe, un élément essentiel dans des contextes de soin parfois tendus.
Intégrer les desiderata de chacun
Certes, tous les souhaits ne peuvent être satisfaits. Mais les plannings doivent essayer de prendre en compte au mieux les préférences du personnel, que cela concerne les jours de repos, les contraintes personnelles connues à l’avance ou des horaires de travail préférés.
Connaître ces informations permet d’anticiper et d’ajuster au plus juste, sans compromettre la continuité du service. C’est un facteur de reconnaissance implicite, qui renforce l’engagement et la confiance des équipes. L’attention portée aux préférences de chacun participe à une dynamique plus souple, plus sereine, et donc plus stable.
Gagner en efficacité avec un outil adapté
Les limites du planning manuel
Un cadre de santé peut consacrer plusieurs jours par mois à l’élaboration des plannings.
Dans la plupart des cas, ils sont encore construits à la main, à partir de tableurs. Ce fonctionnement oblige à croiser manuellement des dizaines de données et de critères : disponibilités, qualifications, temps de repos, roulements, souhaits individuels… et à tout reprendre en cas d’imprévu.
Ce modèle atteint alors vite ses limites. Il consomme du temps, augmente le risque d’erreurs, et rend la replanification en cas d’aléas difficile. En fin de compte, il alourdit la charge sans offrir une meilleure répartition aux équipes.
Des logiciels spécialisés pour une planification intelligente
Un outil de planification a vocation à faciliter les arbitrages. Il apporte clarté, rapidité et fiabilité. Ces logiciels sont conçus pour centraliser les données, structurer l’information et faciliter les arbitrages quotidiens. Ils apportent une vue d’ensemble claire, et permettent une mise à jour rapide des plannings.
En s’appuyant sur l’intelligence artificielle, les derniers logiciels développés sont à même de proposer une répartition optimisée des ressources, en tenant compte des compétences, des rythmes de travail, des préférences du personnel et des règles à suivre.
Les desiderata peuvent être intégrés en amont, les contraintes ajustées, et les plannings mis à jour en cas d’imprévu, manuellement ou automatiquement. Le cadre conserve la main, tout en s’appuyant sur des données solides.
Les logiciels spécialisés ne permettent pas de tout déléguer, mais ils constituent un appui fiable et évolutif pour s’adapter aux réalités du terrain. Le dialogue entre expertise humaine et intelligence artificielle ouvre la voie à un pilotage plus juste, en phase avec les contraintes du terrain. En apportant des repères fiables, l’IA facilite la prise de décision pour gagner en sérénité et préserver la qualité de la prise en charge.
HR Planner : la solution de planification RH pour les établissements de santé
HR PLANNER s’appuie sur un algorithme d’intelligence artificielle pour proposer des plannings optimisés et équitables. Le logiciel prend en compte des contraintes multiples et complexes pour simplifier le quotidien des cadres de santé et assurer la continuité des soins.
En cas d’imprévu, HR PLANNER propose une replanification automatique ou manuelle.
Ses tableaux de bord permettent de mieux suivre l’organisation réelle, d’identifier les déséquilibres et de soutenir la prise de décision.
Mais au-delà de ses fonctionnalités, HR PLANNER permet surtout de libérer du temps, de réduire la pression liée à la planification et de restaurer une dynamique de travail plus sereine.
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